Die Auslagerung einzelner Aufgaben bis hin zu ganzen Unternehmens- bzw. Produktionsbereichen gehört seit Jahrzehnten zu strategischen Unternehmensentscheidungen vieler Geschäftsführer. Längst betrifft Outsourcing nicht mehr nur klassische Call Center Leistungen großer Konzerne. Auch für kleine und mittelständige Unternehmen stellt sich früher oder später die zentrale Frage, ob es Sinn macht, eine oder mehrere Abteilungen oder sogar ganze Firmenbereiche in die “Obhut” von dritten Dienstleistern zu geben.

Sinnvoll ist es hier, sich die Vorteile und Nachteile von Outsourcing genau anzuschauen und diese zum eigenen Unternehmen in Relation zu setzen.

Was genau ist unter Outsourcing zu verstehen?

Outsourcing bezieht sich auf das Vertrauen von Unternehmen, gewisse Geschäftsbereiche teilweise oder komplett an externe Dienstleister zu übergeben. Laut Gabler Wirtschaftslexikon definiert sich Outsourcing als:

„Die Verlagerung von Wertschöpfungsaktivitäten des Unternehmens auf Zulieferer. Outsourcing stellt eine Verkürzung der Wertschöpfungskette bzw. der Leistungstiefe des Unternehmens dar. Durch die Inanspruchnahme qualifizierter, spezialisierter Vorlieferanten für Komponenten und Dienstleistungen werden die Produktions-, Entwicklungs-, aber auch Dienstleistungsgemeinkosten des Unternehmens häufig reduziert.“

Beim Outsourcing geht es um jene Geschäftsbereiche, deren Leistungen nicht zur Kern-Wertschöpfung des eigenen Unternehmens gehören und ortsunabhängig erledigt werden können. Darunter versteht man zum Beispiel Abläufe wie Bestellabwicklungen, Buchhaltung, die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen oder die Lager- und Logistikverwaltung. Aber auch wie Call Center- oder IT-Entwicklungsleistungen sind typische Aufgabenbereiche, die sehr oft „outgesourct“ werden.

So zählt man heute neben vielerlei IT-Leistungen wie Web-Entwicklungen auch spezielle Dienste wie digitale Bildbearbeitung, Transkriptionsdienstleistungen oder das Verfassen oder Bearbeiten von ganzen Texten zu den häufig genutzten Angeboten. Die Digitalisierung lässt die Liste der Möglichkeiten für ein Outsourcing immer länger werden.

Die Frage, ab wann man daran denken sollte, gewisse Bereiche auszulagern, lässt sich nicht so einfach beantworten. Die Entscheidung hängt von verschiedensten Faktoren ab. Angefangen bei der eigenen Unternehmensgröße sollte sich die Entscheidung aber in erster Linie an dem Nutzen für den entsprechenden Geschäftsbereich und an den zu erzielenden Zeit- und/oder Kosteneinsparungen orientieren.

Vorteile von Outsourcing

Um die Vorteile von Outsourcing genießen zu können, sollten Sie eines nie vergessen: Sie begeben sich in eine Abhängigkeit. Vieles hängt natürlich vom Einzelfall ab und muss immer individuell betrachtet werden, dennoch lassen sich die Vor- und Nachteile branchenunabhängig auf gewisse Schlüsselkriterien herunterbrechen.

Die Kostenersparnis

Ein naheliegender Vorteil von Outsourcing bezieht sich auf die Kostenersparnis.  Arbeiten können von spezialisierten Dienstleistern häufig zu geringeren Kosten und teilweise mit besserer Qualität erledigt werden.

Für das eigene Unternehmen besteht die Möglichkeit zudem fixe Kosten zu variabilisieren, um damit stärker der eigenen Geschäftsentwicklung Rechnung zu tragen. Gerade bei Aufgaben, die sich ins Ausland verlagern lassen, können Ersparnisse von bis zu 60 % erzielt werden. Dabei werden Verträge so ausgearbeitet, dass nur die tatsächlich geleistete Arbeit auch bezahlt werden muss. Umstände wie Leerlaufzeiten fallen dabei in die Verantwortung des Dienstleisters und belasten nicht das eigene Unternehmen.

Konzentration auf das eigene Kerngeschäft

Nichts ist schlimmer als Defokussierung. Outsourcing befreit das Tagesgeschäft von „Nebensächlichkeiten“. So ist es möglich, sämtliche zur Verfügung stehenden Ressourcen und Energien auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren.

Aber auch Tätigkeiten, die nicht zur eigenen Kernkompetenz gehören, werden typischerweise ausgelagert. So gehört beispielweise die Beschaffung neuer Mitarbeiter für einen Dachdeckerbetrieb nicht zwingend zur Kernkompetenz des Meisters. Zudem können solche Aufgaben auch nur punktuell benötigt werden.

Einsparungen bei Infrastruktur und Technologie

Durch Outsourcing eliminiert man die Notwendigkeit regelmäßiger Investitionen in die betreffenden Bereiche, da der Dienstleister die Verantwortung für diesen Geschäftsprozess übernimmt und damit auch die Anforderung an die Instandhaltung und Entwicklung.

Die eingesparten Kosten können also in wichtigere Bereiche wie Forschung und Entwicklung oder den Aufbau der eigenen Marke investiert werden. Da Investitionen immer langfristige Entscheidungen sind, sollten Outsourcing-Entscheidungen vorab gründlich durchdacht werden.

Zugriff auf Fachwissen

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Möglichkeit gelten, Arbeiten durch geschultes Fachpersonal erledigen zu lassen. Man ist nicht mehr gezwungen in das Recruiting und die Ausbildung von teuren Fachkräften zu investieren, um Bereiche abzudecken, die nicht zum eigentlichen Kerngeschäft des eigenen Unternehmens zählen.

Dienstleister bieten die Erledigung von nahezu allen Arten von Arbeiten durch geschulte Fachkräfte an. Dies spart Geld und ermöglicht Zugriff auf Expertenwissen, insbesondere dann, wenn dieses nur selten in Anspruch genommen werden muss.

Nachteile von Outsourcing

Abhängigkeit vom Dienstleister

Outsourcing bedeutet auch Abhängigkeit, dessen muss man sich bewusst sein. Je mehr man auf Auslagerung setzt, desto größer wird auch die Gefahr Schäden für das eigene Geschäft zu verursachen.

Beispielsweise sind Qualitätsmängel, das Nichteinhalten von Terminen oder Ausfälle der IT beim Dienstleister mögliche Risiken, die durch Outsourcing entstehen können – und das kann ganz ohne eigenes Verschulden!

Kommunikationsprobleme

Eine der größten Nachteile von Outsourcing stellt der erhöhte Kommunikationsbedarf dar. Probleme in der Kommunikation mit einem Dienstleister können nachhaltige Auswirkungen für das eigene Unternehmen bedeuten.

Diese entstehen beispielsweise durch Sprachbarrieren bei der Inanspruchnahme von Dienstleistern aus dem Ausland und der Kommunikation über verschiedene Zeitzone hinweg. Aber auch unklar formulierte Verträge oder Pflichtenhefte verursachen Schwierigkeiten. Die daraus resultierenden Fehler werden oft erst am Ende bemerkt. Ständige Qualitätskontrollen binden wiederum Ressourcen im eigenen Unternehmen.

Das Risiko bei sensiblen Daten

Bei manchen Bereichen ist es fast immer besser, sie intern abzuwickeln. Die Personalverwaltung, Gehaltsabrechungen oder das Recruiting gehen täglich mit sensiblen Daten um. Nicht ohne Grund sind die Anforderungen an den Datenschutz in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen.

Werden diese Abteilungen an Externe vergeben, setzt man sich dem Risiko aus, sensible Daten an Dritte weiterzugeben. Das Gleiche gilt auch für Wissen aus dem eigenem Unternehmen. Vertrauen ist hier das Stichwort, denn nur dann kann man hier outsourcen.

Tipps für erfolgreiches Outsourcing

Die Vor- und Nachteile sowie die Chancen und Risiken definieren am Ende den Anforderungskatalog.

Weder sollte man nur die potenziellen Vorzüge betrachten, noch ist es klug, sich kategorisch von den diversen Risiken abschrecken zu lassen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden sollten, einen oder mehrere Geschäftsbereiche auszulagern, gibt es drei Dinge, die Sie immer beachten sollten:

  1. Arbeiten Sie Verträge mit Dienstleistern sorgfältig aus und achten Sie auf die Feinheiten.
  2. Nehmen Sie sich Zeit bei der Auswahl des Dienstleisters.
  3. Sorgen Sie für eine ständige Qualitätskontrolle.

Mit guter Vorbereitung können aber viele Unternehmen (auch sehr kleine) vom Outsourcing profitieren. Viel Erfolg dabei